メールでお問い合わせがきた時の対応について
「ホームページからメールでお問い合わせが来た！！どうすればいいの？」そんなことはありませんか？
メールでお問い合わせが来たときに一番大切なことは「早く返事をしてあげる」ことです。 当たり前のことですが、とても大切なことですし、出来ていないホームページもたくさん見かけます。 なぜ、早く返事をしなければいけないのでしょうか？あなたも経験ないですか？
「メールを出したけど、ちゃんと届いたかな？」、「返事はいつまでにもらえるのかな？」 こう思う方は非常にたくさんいます。ですので、一番いいのは届いたらすぐに、 「メール届きましたよ。いつまでに返事しますよ。」ということを先に返事してあげることです。 しかしお問い合わせは24時間365日来ますので、現実的に対応が難しいという方も多いと思います。
そんな方は、メールフォームの機能で「自動返信」というものがありますので、それを利用しましょう。 具体的には、お問い合わせメールが来たら、以下の様な内容を自動返信するといいでしょう。
【件名】お問い合わせありがとうございました。
【本文】この文章は○○にお問い合わせをした方に自動で送信しております。
この度は○○にお問い合わせ誠にありがとうございました、担当の○○です。
お問い合わせしていただきました内容は、確認後に改めてご回答のメールを返信させていただきます。
通常3営業日以内にご連絡させていただいておりますので、今しばらくお待ちください。
では、今後とも○○をよろしくお願いいたします。
(署名も入れましょう)
上記のような文章が届くと、お客さまも安心できるのではないでしょうか。ぜひお試しください。
